Tin tức

Phần mềm ERP và những điều cần biết

13/2/2019 16:45:43 Minh Tuấn

Bạn đang muốn tìm kiếm phần mềm quản lý doanh nghiệp cho công ty. Hãy đảm bảo bạn hiểu thật rõ về những gì mình sắp áp dụng, bởi đây có thể sẽ là khoản đầu tư không hề nhỏ, cần sự cân nhắc và lựa chọn phù hợp.

 

Có thể bạn đã từng nghe về thuật ngữ “Phần mềm ERP” hay “Phần mềm quản trị doanh nghiệp”, “Phần mềm quản lý bán hàng”... và những giá trị to lớn của nó, nhưng liệu bạn đã thực sự hiểu về nó?

 

Dưới đây là sẽ là tất cả những gì bạn cần biết về phần mềm ERP, cũng như là những phân tích để doanh nghiệp của bạn lựa chọn được mô hình ERP phù hợp nhất. Dù là một công ty vừa và nhỏ, một tập đoàn lớn hay đơn giản chỉ là một cửa hàng kinh doanh. Phần mềm ERP chắc chắn sẽ luôn là yếu tố không thể thiếu để giúp nâng cao hiệu quả hoạt động.

 

Phần mềm ERP và những điều cần biết

Phần mềm ERP và những điều cần biết

 

1. Những vấn đề trong quản trị doanh nghiệp

Phần mềm ERP và những điều cần biết

Những vấn đề trong quản trị doanh nghiệp

Trong hoạt động kinh doanh chắc chắn doanh nghiệp bạn sẽ luôn gặp phải các vấn đề như sau:

 

Hệ thống quản trị thủ công thiếu chính xác, thông qua báo cáo của trợ lý hoặc các trưởng bộ phận bằng Excel hoặc các phần mềm rời rạc. Điều này sẽ khiến cho việc tổng hợp, thống kê các báo cáo sai lệch và không kịp thời, khó tổng hợp thông tin hoạt động xuyên suốt toàn doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định quản trị doanh nghiệp không hợp lý.

 

Quy trình làm việc chưa tối ưu. Nhiều nghiệp vụ chồng chéo giữa các bộ phận và việc tương tác giữa các bộ phận gặp khó khăn thường xuyên xảy ra mâu thuẫn. Các nghiệp vụ trong hoạt động bị lặp đi lặp lại giữa các bộ phận, cũng có các nghiệp vụ không xác định cụ thể người làm.

 

Hiệu quả làm việc cũng như năng suất lao động của doanh nghiệp còn chưa cao. Khó khăn trong việc lập và kiểm soát mục tiêu công việc. Nhân viên làm việc không định hướng hời hợt. Lãnh đạo chưa nắm bắt được công việc và tiến độ công việc của từng nhân viên. Từ đó không đưa ra các giải pháp xử lý kịp thời.

 

Hệ thống thông tin chưa được tiêu chuẩn toàn doanh nghiệp. Hồ sơ khách hàng, sản phẩm dịch vụ chưa được thống nhất trên cùng hệ thống cho tất cả các bộ phận trong công ty. Doanh nghiệp sử dụng các phần mềm rời rạc như: Phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán… Các phần mềm này không thể đồng nhất được dữ liệu với nhau.

 

2. Phần mềm ERP là gì?

Vậy ERP là gì? Và nó có thể giúp gì cho doanh nghiệp của bạn?

 

Phần mềm ERP và những điều cần biết

Phần mềm ERP là gì?

 

ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) hay còn biến đến với những cái tên “Phần mềm quản lý doanh nghiệp, phần mềm quản trị doanh nghiệp, phần mềm quản lý bán hàng”,...

Nguồn lực doanh nghiệp của công ty bạn bao gồm: thông tin, tài chính, thiết bị, nhân sự, công nghệ, đối tác. Vậy làm sao để biến những nguồn lực ấy thành tài nguyên của công ty?

 

Bạn cần:

  1. Tăng khả năng phối hợp giữa các bộ phần với nhau
  2. Thiết lập quy trình khai thác để đạt hiệu quả cao nhất

Hoạt động hoạch định nguồn lực doanh nghiệp bao gồm:

  1. Thiết lập các quy trình, trình tự xử lý công việc: quy trình xử lý nghiệp vụ, quy trình chuyển chứng từ giữa các bộ phận, quy trình chỉnh lý sửa đổi số liệu.
  2. Hoạch định trước các nội dung công việc: chính sách giá bán, mô hình sản xuất, mô hình chi phí,...
  3. Tính toán, dự báo những khả năng sẽ phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh: tính toán dự báo nhu cầu, lập kế hoạch sản xuất tương lai, lập kế hoạch mua hàng, bán hàng chi tiêu...

Như vậy phần mềm ERP chính xác là hệ thống thông tin kết nối mọi nghiệp vụ của doanh nghiệp với nhau phục vụ điều hành khai thác tối đa nguồn lực của doanh nghiệp.

 

3. Nguyên tắc cơ bản của phần mềm quản trị doanh nghiệp

Phần mềm ERP và những điều cần biết

Nguyên tắc cơ bản của phần mềm quản trị doanh nghiệp

Các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp được thiết kế xung quanh một cấu trúc dữ liệu chung (cơ sở dữ liệu chung).

Một nguyên tắc ERP quan trọng là tập hợp dữ liệu trung tâm để phân phối rộng rãi.

 

Thay vì một số cơ sở dữ liệu độc lập với kho dữ liệu vô tận của báo cáo rời rạc của phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự..., hệ thống ERP tập hợp tất cả các thông tin đó, để tất cả người dùng từ CEO đến tài khoản nhân viên lưu trữ và sử dụng cùng một dữ liệu có được từ các quy trình chung. Với kho lưu trữ dữ liệu an toàn và tập trung, mọi người trong tổ chức có thể tự tin rằng dữ liệu là chính xác, cập nhật và hoàn chỉnh. Tính toàn vẹn dữ liệu được đảm bảo cho mọi nhiệm vụ được thực hiện trong toàn tổ chức, từ báo cáo tài chính hàng quý đến báo cáo khoản phải thu tồn đọng duy nhất.

 

4. Những lợi ích của phần mềm ERP

Không thể phủ nhận những lợi ích to lớn mà phần mềm ERP đem lại cho các doanh nghiệp hiện nay. Nhờ các dữ liệu và quy trình của công ty được tích hợp vào hệ thống thông tin duy nhất, các phòng ban riêng biệt của công ty sẽ được phối hợp chặt chẽ, nâng cao chất lượng dòng công việc, tiết kiệm đáng kể chi phí. Một vài những lợi ích cụ thể như:

  1. Kiểm soát thông tin chặt chẽ hơn nhờ báo cáo cập nhật theo thời gian thực.
  2. Giảm thiểu chi phí nhờ bộ quy trình được xác định và tối ưu.
  3. Nâng cao sự phối hợp, giảm thiểu rủi ro và thiếu minh bạch nhờ trải nghiệm người dùng đồng nhất trong mọi chức năng và quy trình. Tất cả các thành viên có cái nhìn đồng nhất về mọi thông tin.

 

5. Sự phát triển của phần mềm quản trị doanh nghiệp

Phần mềm ERP và những điều cần biết

Sự phát triển của phần mềm quản trị doanh nghiệp

Ngày một nhiều các công ty áp dụng phần mềm ERP kể từ những năm 90 của thế kỷ trước nhằm tinh giản quy trình và kiểm soát thông tin một cách trực quan từ thông tin tài chính, nhân sự, tác nghiệp…

 

Tuy nhiên cùng với đó vốn đầu tư cũng tăng lên đáng kể, loại hình On-premese ERP (Phần mềm quản trị doanh nghiệp cài đặt ngay trên phần cứng và Server của công ty) không còn bắt kịp với yêu cầu về bảo mật thông tin hiện đại và xu hướng công nghệ mới. Từ đó ERP phát triển lên một giai đoạn mới, kết hợp cùng Internet, bổ sung thêm những đặc điểm và tính năng mới, cho ra đời Cloud ERP (điện toán đám mây)

 

Hệ thống chạy trên điện toán đám mây tiết kiệm hơn rất nhiều so với ERP truyền thống bởi nó hạn chế được những yêu cầu về phần cứng, phần mềm hay đội ngũ nhân viên IT cho chính công ty áp dụng. Cloud ERP cho phép toàn bộ các công ty, tổ chức với mọi kích thước, hoạt động trong mọi lĩnh lực giảm được khoản chi phí đáng kể, đáp ứng các nghiệp vụ của công ty, tạo sự liên kết chặt chẽ và nâng cao hiệu quả hoạt động.

 

6. Cloud ERP hay On-premise ERP - lựa chọn nào cho công ty của bạn?

Phần mềm ERP và những điều cần biết

Cloud ERP hay On-premise ERP - lựa chọn nào cho công ty của bạn?

Có hai loại hình ERP hiện nay đó là điện toán đám mây Cloud ERP và giải pháp cục bộ On-Premise ERP. Vậy sự khác biệt giữa hai loại hình này là gì? Và làm sao để có sự lựa chọn phù hợp.

 

On-premise ERP là khi phần mềm ERP được cài đặt ngay trên phần cứng của công ty, các dữ liệu được lưu trữ trên Server công ty và mọi quy trình vận hành được thực hiện bởi các nhân viên IT của chính công ty.

 

Ngược lại Cloud ERP là giải pháp quản lý được cung cấp dưới dạng dịch vụ. Với hình thức này, dữ liệu của các công ty sẽ được quản lý bởi nhà cung cấp phần mềm ERP.

 

Mặc dù xu hướng hiện nay là Cloud ERP đang thịnh hành, tuy nhiên lựa chọn phương thức nào cũng đều có những thuận lợi và rủi ro riêng và tùy vào từng loại hình doanh nghiệp thì mô hình ERP cũng được áp dụng sao cho phù hợp. Hãy cùng xem những phân tích dưới đây để hiểu sâu hơn nhé.

 

Chí phí

Để vận hành một hệ thống On-Premise ERP của riêng công ty bạn chắc chắn đòi hỏi một khoản đầu tư lớn ban đầu về phần mềm, phần cứng cũng như chi phí để vận hành. Cùng với đó doanh nghiệp của bạn cũng cần một đội ngũ IT nhiều kinh nghiệm sẵn sàng xử lý bất kỳ khi nào gặp sự cố, trong trường hợp công ty không thể tuyển dụng nhân viên IT giỏi, bạn bắt buộc phải mất thêm chi phí để đào tạo.

 

Đối với Cloud ERP chi phí sẽ thấp hơn, doanh nghiệp của bạn chỉ cần truy cập hệ thống qua mạng Internet. Khoản tiền chi hàng theo từng thời kỳ cho nhà cung cấp ERP cũng không cao so với việc vận hành ngay tại công ty. Các nghiệp vụ duy trì, nâng cấp, xử lý sự cố sẽ được nhà cung cấp đảm nhiệm hoàn toàn cho công ty của bạn.

 

Khả năng tiếp cận và hiệu quả của hệ thống

Về yếu tố này thì Cloud ERP đem lại nhiều giá trị hơn rất nhiều. Do đặc điểm chuyên nghiệp từ nhà cung cấp, các dịch vụ ERP luôn đảm bảo đáp ứng tốt nhất nhu cầu của từng công ty, mọi yếu tố liên quan đến chức năng, nâng cấp, bảo mật cũng được các nhà cung cấp thực hiện rất tốt.

 

Ngoài ra khả năng tiếp cận thông tin từ Cloud ERP cũng lớn hơn rất nhiều. Nhờ việc truy cập hệ thống qua Internet, toàn bộ nhân viên cũng như lãnh đạo công ty hoàn toàn có thể truy xuất thông tin mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị. Không cần phải đăng nhập vào phần mềm tại công ty như hệ thống On-Premise ERP.

 

Tốc độ triển khai

Do không cần phải mất thời gian trang bị phần cứng nên thời gian triển khai của Cloud ERP luôn nhanh hơn rất nhiều, mất trung bình từ 3-6 tháng thông thường so với 12 tháng của On-Premise ERP.

 

Tuy nhiên nếu công ty của bạn có một quy trình hoạt động riêng biệt và đòi hỏi những chức năng mà khó có nhà cung cấp nào có thể đáp ứng được, hoặc doanh nghiệp của bạn là một tập đoàn lớn muốn tự chủ trong việc đảm bảo an toàn thông tin thì cũng nên cân nhắc phương án On-Premise ERP.