Tin tức

Bí quyết làm tăng hiệu suất các cuộc họp

21/12/2018 10:45:18 Lê Liên

Theo như nghiên cứu của Mike Steib, tác giả của cuốn The Career Manifesto: Discover Your Calling and Create an Extraordinary Life. "Trung bình một người sẽ tham dự 62 cuộc họp mỗi tháng, và 90% chúng ta thường làm việc riêng hay ngồi mơ mộng trong suốt các buổi họp," ông nói. Thời lượng các cuộc họp chiếm 50 giờ mỗi năm, vị chi là khoảng 1 tuần làm việc của bạn. Steib tuyên bố: "Những cuộc họp này nên trở thành điều tuyệt vời nhất mà bạn làm với một tuần của cuộc đời mình”

Vậy làm thế nào để tăng hiệu suất các cuộc họp? Hãy cùng tham khảo 4 bí quyết dưới đây nhé!

1. Mỗi cuộc học đều có mục đích cụ thể

Bạn đã bao giờ dự một cuộc họp và ai đó nói là, "Vậy, hôm nay chúng ta nên thảo luận gì đây?" “họp về vấn đề gì vậy?’’. Không có cuộc họp nào nên được thêm vào lịch của bất kỳ ai mà không có mục đích cụ thể - nghĩa là các quyết định hoặc các hành động khác cần được diễn ra trong buổi họp.

2. Mời đúng đối tượng

Người chủ trì cuộc họp hãy chỉ mời những thành viên thực sự liên quan và thích hợp dể tránh sự lãng phí thời gian của những người không liên quan. Hơn nữa, một cuộc họp nên cố gắng duy trì từ 5 đến 7 người để có thể mang lại hiệu quả tốt nhất. Bởi khi một cuộc họp đông thì một số thành viên có thể không được đóng góp ý kiến, các luồng thảo luận trở nên lan man, không đúng mục đích

3. Bắt đầu và kết thúc đúng giờ

Là người tổ chức cuộc họp bạn nên cân nhắc và xem xét thời gian cần thiết, ước chừng thời lượng cần thiết ngay khi gửi thư mời và chủ động kiểm soát thời gian, điều phối sự tương tác lúc cuộc họp diễn ra. Là người tham gia, bạn có trách nhiệm trình bày quan điểm của mình ngắn gọn đúng chủ đề, mục tiêu một cách giá trị nhất. Hãy thể hiện tính chuyên nghiệp, sự tích cực, tuyệt đối tránh lan man.Những cuộc họp nên được bắt đầu và kết thúc đúng giờ, gói gọn trong khoảng 30 – 45 phút là tốt nhất.

4. Tổng kết sau khi cuộc họp kết thúc

Điều cuối cùng để kết thúc lại một cuộc họp là gói gọn, tổng kết lại vấn đề, đưa ra những quyết định cuối cùng và những việc sắp tới cần phải làm. 

Với những chia sẻ trên đây, tuy không úa mới mẻ nhưng nếu áp dụng triệt để sẽ mang lại những hiểu quả tích cực cho công việc của bạn. chúc các bạn thành công!